従業員台帳
従業員の基本、雇用、連絡先、在留資格、異動と休職を1つの台帳にまとめます。労働者名簿の法定事項の欠けを一覧で示し、事業所ごとの名簿をすぐに出せます。退職者は保存期間の終わりまで残し、過ぎた人だけを消せます。パートや契約社員は、週の所定労働時間、有期契約の満了日、学生かどうかから、社会保険の加入の候補を目安で示します。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
従業員の名簿をExcelで持ち、退職した人の行を消してしまったり、版が分かれて困っている会社
02
従業員5人から50人ほどで、代表者や事務担当が労務の仕事を兼ね、入退社が年に何度もある法人
03
パートやアルバイトの有期契約の満了や、外国人従業員の在留期間の満了を追う必要がある会社
04
労基署の調査や入退社のたびに、事業所ごとの労働者名簿をすぐに出せるようにしておきたい担当者
05
2027年10月から社会保険の適用が36人以上の会社へ広がるため、36人から50人ほどでパートや契約社員のうち誰が加入の候補になりそうかを先に洗い出したい会社
01
氏名、生年月日、履歴、性別、住所、雇入れの年月日、退職の年月日と事由などを項目として持ちます。未入力の項目は従業員の詳細に出るので、どこを埋めればよいかがすぐに分かります。
従業員の詳細で、労働者名簿の事項と連絡先を分類ごとに見ます
02
事業所と時点を選ぶと、その時点の在籍者と保存期間の内の退職者の労働者名簿をPDF、印刷、CSVで出します。役員と日日雇い入れの人は名簿に載りません。1人分の記録もPDFとCSVで出せます。
事業所と基準日を選び、労働者名簿をPDFとCSVで出します
03
在留期間の満了、有期契約の満了、試用期間の終わり、休職の予定の終了、退職者の保存期間の終わりを、近い順に1つの一覧に出します。何日前から載せるかは設定で変えられます。
期限の一覧に、有期契約と在留期間の満了が近い順に出ます
04
正社員と役員でない人のうち、週の所定労働時間が20時間以上、雇用の見込みが2か月を超える、昼間の学生でない、の3つを満たす人に「社保加入の候補」の印を付け、候補だけに絞れます。2027年10月から社会保険の適用が36人以上の会社へ広がる前に、36人から50人の会社でも候補を洗い出せます。会社の規模と4分の3の基準は見ていない目安のため、加入するかどうかの最終の判断は年金事務所か社会保険労務士に確かめてください。
雇用と異動の画面に、学生かどうかと社会保険の加入の目安が出ます
05
異動は始まる日を付けて足し、未来の日付でも入れておけます。その日を過ぎると今の事業所、部署、役職に自動で写ります。休職と休業は種類と期間で記録し、在籍状況が日付から決まります。
06
退職日と設定の年数から保存期間の終わりを出し、既定の5年か3年を選べます。終わる前の人は消せず、過ぎた人だけをサーバーの行と変更の履歴ごと消せます。
07
今いる従業員を1回1,000行までのCSVで取り込め、取り込む前に追加と更新の件数と行ごとのエラーを確かめられます。入社する人に渡す記入用紙のPDFも出せ、全員の作業履歴はCSVで書き出せます。
従業員台帳は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
最初に開いたときに事業所を登録し、ログインできる人が台帳を見てよい人だけであることを確認します。
CSVでまとめて取り込むか1人ずつ入れます。保存期間の内の退職者も入れておけます。
入社は記入用紙で受け取った内容を入れ、異動は始まる日を付けて足し、退職は退職日と事由を入れます。
期限の一覧で満了の近い人を確かめ、調査などのときは事業所ごとの労働者名簿を出します。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
事務担当者
入社、異動、退職の記録
今の名簿
従業員のCSVの取り込み
入社する人
記入用紙に書いた内容
従業員台帳
従業員、事業所、異動、休職の台帳
見る・出す
労基署の調査
事業所ごとの労働者名簿
事務担当者
満了の近い人の期限の一覧
出退勤アプリなど
共有の従業員と事業所
データはアベイルシステムに保存し、各端末に写しを持ちます。同じ会社の端末は同じ台帳を使い、他の端末の変更は通信できていれば数秒で画面に出ます。
通信できない間も台帳を見ることと直すことができ、送信は通信が戻ってから行います。その間に社員番号を空で作った人は未採番と表示されます。
従業員と事業所と休職は会社の共有テーブルに置き、出退勤アプリなど同じテーブルを使うアプリが読みます。外部サービスとの連携はありません。
ログアウトすると、端末に置いた台帳の写しと送信待ちが消えます。共用の端末では、使い終わったら必ずログアウトしてください。
Q
A
このアプリを使える人を、管理者がメンバーごとに選べます。見本では使える人は全従業員の台帳を見られ、従業員ごとに見せる範囲は分けられません。部署や役職ごとに見せる範囲を分けたい場合は、自社に合わせて直すときに分けます。
Q
A
見本は1つの会社で、退職者を含めて1,000人までを想定しています。CSVの取り込みは1回で1,000行までで、取り込む前に行ごとのエラーを確かめられます。これより多い会社は、ご相談ください。
Q
A
退職日から設定の年数が過ぎるまで残ります。既定は5年で、3年も選べます。保存期間の終わりは期限の一覧にも出て、過ぎた人だけを消せます。
Q
A
扱いません。入力欄を持たず、取り込むCSVに12桁の数字だけの列があると、その列を取り込まずに知らせます。健康診断の結果や病名も持たないようにしています。
Q
A
判定はしません。週の所定労働時間、有期契約の満了日、学生かどうかの3つから加入の候補の目安を示すだけで、会社の規模の要件と、正社員の4分の3の基準は見ていません。2027年10月から適用が36人以上の会社へ広がるときの洗い出しに使い、加入するかどうかの最終の判断は年金事務所か社会保険労務士に確かめてください。
Q
A
このアプリは法定事項の記録と名簿の出力を助けるもので、法令への適合を保証するものではありません。労務の判断は会社と社会保険労務士が行ってください。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、従業員台帳のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
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