来場受付
来場者は会場のQRコードをスマホで読み、名前、会社名、メールアドレスを送るだけで受付が済みます。届いた来場はその場で受付の一覧に入り、顧客台帳の会社と担当者に結べます。催しの後は、来場した人と来なかった人で文面を分けたお礼のメールを、会社のメールボックスから送ります。
このアプリは見本です。そのまま使っていただくのではなく、自社の項目や書類の形、確認の順番に合わせて直してからお渡しします。
動く画面はご相談のときにお見せします。
01
自社のセミナーや説明会を年に何度か開き、受付を紙の名簿と名刺で済ませている会社
02
受け取った名刺を後から打ち直していて、お礼のメールが数日後になっている営業とマーケの担当者
03
申込のサービスの中に残った参加者を、顧客台帳へ手で写し直している会社
04
誰が来て誰が来なかったかを、催しの翌日には営業の担当へ渡したい責任者
01
受付を始めると、受付のページのURLとQRコードができます。来場者は自分のスマホで読み、名前、会社名、メールアドレスと、選んだ項目とアンケートを送ります。ログインもアプリの入れ込みも要りません。
来場者がQRコードを読んで開く受付のページ
02
送られた来場は受付の一覧に届き、来場の人数が出ます。同じメールアドレスで2回送られたときは1人にまとめます。名刺だけ受け取った人は、受付の社員が手で追加します。
来場の人数と、届いた来場者と答えを並べた受付の一覧
04
メールアドレスが同じ担当者がいれば結び、いなければ会社名で会社を探して担当者を作ります。活動の履歴に申込と来場が残り、催しを終了にすると来なかった人は欠席になります。
担当者に結ぶか、会社と担当者を作るかを並べた顧客台帳への登録
05
来場した人と来なかった人で文面を分け、名前と会社名を差し込んだお礼を、会社のGmailかMicrosoft 365から送ります。まとめて自動では送らず、1通ずつ宛先と本文を確かめてから送ります。
名前と会社名を差し込んだお礼のメールを、1通ずつ確かめて送る
03
申込者をCSVか手で入れ、1人ずつの受付のリンクを案内のメールで送ります。当日そのリンクを開いて「来場しました」を押すと来場になり、受付で名前を探す手間が減ります。
来場受付は見本です。仕事の進め方は会社ごとに違うので、自社に合うところまで直してからお渡しします。
自社で使っている項目を足したり、使わない項目を消したりできます。
請求書や一覧表を、今お使いの書式に合わせます。
誰が確かめて、誰がOKを出すかを、自社の決まりに合わせます。
会計ソフトや銀行など、今お使いのサービスとつなぎます。
部署や役職ごとに、見られる画面と直せる画面を分けます。
1
画面を見ながら話す
ご相談のときに見本を動かしてお見せし、今の進め方をうかがいます。
2
違うところを伝える
「うちはここが違う」というところを、一緒に洗い出します。
3
直した版を確かめて使い始める
自社に合わせて直した版を触って確かめてから、本番で使い始めます。
名前、日時、会場と、受付で聞く項目、アンケート、個人情報の扱いの文、メールの文面を決めます。
受付を始めると、QRコードができます。会場の入口に貼るか、受付の画面に出します。
来場者はQRコードを読み、名前、会社名、メールアドレスを送ります。事前申込の人は案内のメールのリンクを開きます。
催しの後、来場者を顧客台帳にまとめて入れ、お礼のメールを1通ずつ確かめて送ります。
誰が何を入れ、何が見られるようになるか。データの置き場と、つながるサービスをまとめました。
入れる
来場者
受付のページで送った名前と会社名とメール
担当者
事前申込の名簿
受付の社員
名刺だけの来場者
来場受付
催し、来場者と申込者
見る・出す
顧客台帳
会社と担当者と、申込と来場と欠席の履歴
来場者
会社のメールボックスから届くお礼
営業
担当の会社から誰が来たか
つながる外部サービス
GmailかMicrosoft 365
案内とお礼のメールの送信
催し、来場者と申込者はアベイルシステムのサーバーに保存し、端末に写しを持ちます。受付の端末と事務所の端末で、同じ一覧を見られます。
受付のページに出るのは、催しの名前、日時、会場と、受付の項目と文だけです。ほかの来場者や社内のメモは出ません。
受付のページでロボットではないことを確かめるために、CloudflareのTurnstileを使います。メールは会社のGmailかMicrosoft 365から送り、アベイルシステムの送信の仕組みは使いません。
受付の端末は、通信できない間も来場の印と手での追加ができ、通信が戻ると送ります。受付のページとメールの送信には通信が要ります。
Q
A
要りません。来場者はスマホのカメラでQRコードを読み、開いたページで送るだけです。ログインも要りません。
Q
A
見本では扱いません。申込は自社のフォームや申込のサービスで受け、申込者をCSVで取り込んで当日の受付に使います。要る場合は自社に合わせて直すときに足せます。
Q
A
1通ずつ宛先と本文を確かめてから送る形です。送ると次の人が開くので、続けて送れます。誤って違う文面を大勢へ送ることを防ぐためです。
Q
A
ご相談いただいた方に、お試し版を開けるURLをお送りしています。見本の説明会と来場者が入った状態で始まり、受付のページも画面の中で試せます。
自社のやり方に合わせたい方へ
今の進め方をうかがい、来場受付のどこを直せば自社で使えるかをお伝えします。
業務の流れもシステムも最適なかたちに
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